به محض اطلاع بیمه‌گر از حادثه کارشناسان او در صحنه حاضر و نسبت به بررسی موضوع اقدام می‌نماید.
بیمه‌گذار موظف است حداکثر ظرف مدت ۵ روز از زمان وقوع حادثه، بیمه‌گر را کتبا و یا شفاها با اخذ تاییدیه از حادثه آگاه سازد. در غیر این‌صورت بیمه‌گر مسئول نخواهد بود. مگر آنکه بیمه گذار ثابت کند به علت حوادثی که خارج از اراده و اختیار او بوده است اطلاع به بیمه‌گر در مدت مقرر برای او مقدور نبوده است.
توجه ۱) بیمه‌گذار باید بلافاصله پس از وقوع حادثه کلیه اقدامات لازم به منظور جلوگیری از گسترش خسارت و نجات اموال بیمه شده را بعمل آورد. مخارجی که بیمه‌گذار برای جلوگیری از توسعه خسارت صرف می‌کند به فرض اینکه منتج به نتیجه نگردد به عهده بیمه‌گر خواهد بود . هزینه‌ای که بیمه‌گذار به منظور جلوگیری از سرایت و توسعه خسارت مطالبه می‌کند باید با آتش‌سوزی متناسب باشد.
توجه ۲) بیمه‌گذار بایستی ثابت کند که اولاً مورد بیمه در لحظه وقوع حریق در محل بیمه‌شده موجود بوده و طعمه حریق شده است.
توجه ۳) بیمه‌گذار ضمن اعلام خسارت آتش‌سوزی باید چگونگی وقوع حریق ویا شروع حریق را مشخص کند و با توجه به این موضوع است که بیمه‌گر تشخیص خواهد داد آتش‌سوزی در نتیجه تقصیر یا اهمال یا عمد بیمه‌گذار و یا اشخاص ثالث نبوده است.
توجه ۴) بیمه‌گذار باید در صورت وقوع حادثه امکانات لازم به منظور رسیدگی به بیمه‌گر و نمایندگان او را فراهم آورد. اگر بیمه‌گذار به اعلام خسارت و مطالبه آن اکتفا کند و مانع از این شود که کارشناسان بیمه‌گر از محل بازدید کنند قطعاً این امر حمل بر مسئول بودن بیمه‌گذار و موجب محرومیت وی از دریافت خسارت خواهد شد.
- اصل بیمه‌نامه و ضمائم آن
- گزارش مقامات انتظامی (در صورت نیاز)
- گزارش نزدیکترین ایستگاه هواشناسی (در صورت طوفان یا سیل)
- گزارش کارشناس خسارت
- گزارش آتش‌نشانی